Fantasy Club e.V.

Protokoll

der Vorstandsitzung vom 13. Februar 2010 in Darmstadt
Anwesend:
Michael Scheuch, 1. Vorsitzender
Jürgen Preiß, 2. Vorsitzender
Pia Gramlich, Kassenwartin
Kirsten Scholz, Schriftführerin
Sibylle Elbert, Follow-Redaktion
Saskia Botsch, Follow-Redaktion
Thomas Gramlich, 3. Beisitzer

TOP 1 Begrüßung und Beschlussfähigkeit

Um 13:18 eröffnet der 1. Vorsitzende die Sitzung des vollständig im Kaffeehaus erschienen Vorstands und stellt die Beschlussfähigkeit des Vorstands fest.

TOP 2 Mitgliederbestand/Mitgliederbefragung

Pia hat einen Überblick über die fehlgelaufenen Einzüge bzw. die nicht erfolgten Überweisungen gegeben. Bei rund 228 A-Mitgliedern und 97 B-Mitgliedern mit ungekündigter Mitgliedschaft sollten die Einnahmen aus Mitgliedbeiträgen für das Geschäftsjahr 12.370 Euro betragen. Der Mitgliederstand ist praktisch stabil, bitter ist, dass es Austritte gibt, weil FoLLoW sich zuwenig mit Fantasy beschäftigt …

Wir möchten niemanden ermutigen, die Mitgliedschaft zu kündigen, im Gegenteil, wir glauben, dass der Bezug des FOLLOWs für Fellows eine schöne Sache ist, aber wenn ihr kündigen wollt, tut dies bitte schriftlich per Brief, Mail oder Fax! Euch und uns erspart ihr so Umstände und Kosten! Kündigungen sind zum Ende des Geschäftsjahres (zum 30. Juni) möglich.

Bei Mitgliedern ohne gekündigte Mitgliedschaft, bei denen die Überweisung "geplatzt" ist, wird Pia eine Rechnung inkl. der Bankgebühren verschicken. Die Anzahl der Rücklastschriften ist im Vergleich zum Vorjahr deutlich geringer, eine Folge des Datenabgleichs, der mit dem Versand der Einladungen zur MV im vergangenen Jahr erfolgte. Weil das so gut geklappt hat, werden wir das dieses Jahr wiederholen, damit alle FCler einen Überblick darüber haben, welche Daten wir über sie haben – und damit wir nochmals Fehler ausmerzen können.

TOP 3 Konto

Das Konto für die Mitgliedbeiträge für den FC zieht um. Bitte ab sofort für Überweisungen und Einzahlungen nur noch das folgende Konto nutzen:
Volksbank Darmstadt
BLZ: 508 900 00
Konto: 4559304
Inhaber: Fantasy Club e.V.
BIC: GENODEF1VBD
IBAN: DE 86508900000004559304
Diese Daten werden im nächsten FOLLOW in Rot erscheinen, und auch mit der Einladung zur MV noch einmal brieflich an alle Mitglieder kommuniziert.

TOP 4 Kasse

Ein Punkt der so erfreulich ist, dass er schon wieder problematisch wird. Nach dem Einzug der Beiträger (der aus technischen Gründen zwar nicht erfreulich, aber dennoch erfolgreich war) und bei benötigen 3.100 Euro für den noch ausstehenden Druck von zwei FOLLOWs für dieses Geschäftsjahr und des Magira-Jahrbuches werden wir zum 30.06.2010 vermutlich einen Überschuss von über 7.000 Euro zu verzeichnen haben.
Damit sind wir nicht nur mit der Bezahlung der FOLLOWs, die seit 2007 um ein FOLLOW hinterher hinkte, à jour, sondern haben auch den sogenannten "Bernd-Robker-Fond" wieder komplett aufgefüllt, der damit wieder für Sonderprojekte zur Verfügung steht.
Da der FC jedoch nicht dazu da ist, Überschüsse zu machen, wird der Mitgliedsbeitrag mit einstimmigem Beschluss für das kommende Geschäftsjahr auf 35 Euro/A-Mitgliedschaft und 5 Euro/B-Mitgliedschaft gesenkt. (Wer zuviel überweist, bekommt dieses Geld natürlich zurück, kann dafür aber auch ein Magira beziehen. Ein entsprechendes Angebot wird Pia unterbreiten.)
Außerdem wird angeregt, dass der FC für die FOLLOW-Redaktion ein professionelles Layout-Programm anschafft, das die Erstellung der Druckvorlagen erleichtern soll. Dafür wird Saskia einen Kostenvoranschlag einholen.
Wie in der Vergangenheit schon erwähnt, hat der Wechsel zur Druckerei Winterworks, Grima, uns diese finanziellen Freiräume geschaffen. Sollten die Kosten für den Druck des FOLLOWs in der Zukunft wieder steigen, werden wir diesen Beitrag vielleicht nicht halten können.
Anzahl Freiseiten und die empfohlene Spendenhöhe pro Mehrseite bleiben gleich (12 Seiten, 5 Euro).
Im Gespräch ist weiterhin die EU-Lastschrift. Wir behalten das im Auge.

Pia wird, bevor die Produktion des Magira-Jahrbuches 2010 in die heiße Phase geht, das Magira-Konto auf 0,00 setzen, damit ein genauer Überblick über Einnahmen und Ausgaben, Gewinn und/oder Zuschuss möglich ist. Erfahrungsgemäß trägt sich das Magira bis auf eine zweistellige Summe inzwischen selbst.

Jürgen erhält einen Handbestand, ein Portokasse, aus der er übers Jahr die Auslagen für den Versand von FOLLOWs und ähnliches bestreitet, und die er am Ende des Geschäftsjahres mit Pia abrechnet. Damit entfällt die Notwendigkeit, ständig Mini-Beträge zu verrechnen und zu überweisen. Der Anfangsbestand der Kasse wird 2010/11 100 Euro betragen.

TOP 5 FOLLOW-Druck

Der Druck bei Winterworks klappt. Was noch nicht so richtig klappt ist die Einreichung von Druckunterlagen.
Fellows, Bürger, Clanredakteure!
• Reicht bitte keine geschützten PDFs ein! Die Redaktion muss mit euren Seiten arbeiten können (Stichwort: die berühmte Paginierung).
• Bettet Schriftarten (Fonts) mit ein! Unsere Redaktion kann nur drucken, was ihr liefert. Wenn ihr euch unsicher seid: unter redaktion@fantasy-club-online.de wird euch geholfen!
• Achtet auf Ränder! Und wenn ihr bis zum Rand drucken wollt, dann achtet auf einen Beschnitt (wer bis zum Rand drucken will, aber nicht weiß, was das heißt, wendet sich bitte auch die Redaktion ?)!
Noch etwas erfreuliches: die Finanzlage des FC e.V.s ermöglicht es weiterhin, vierfarbige, kaschierte Cover zu produzieren. Das heißt nicht, dass das Titelbild immer farbig sein wird, aus ästhetischen Gründen und weil der Bestand an Farbgrafiken nicht unendlich groß ist, kann da auch mal wieder was Schwarz-Weißes drauf sein (ich verweise auf die Aufrufe der Redaktion zur Einsendung von Grafiken…).

Und der Knaller: wenn ein von Saskia einzuholender Kostenvoranschlag das hergibt, werden wir ab 2010 ein komplett farbiges FOLLOW pro Geschäftsjahr drucken. Wir planen, dass diese "Deluxe-Ausgabe" nach dem Fest erscheint, um den Fellows die Plattform für die Veröffentlichung von hübsch bunten Festberichten zu bieten. Die Details dazu (Freiseiten, Spenden, Umfänge etc.) erarbeiten wir noch.

Eine Verteilung des FOLLOWs 407 auf dem FdF 2010 in Österreich wird es nicht geben, der Versand wird normal, nach Möglichkeit vor dem Fest, durch Winterworks passieren. Die Kosten für den Transport nach Österreich sind höher als die Versandkosten.

Und weil’s so schön ist: der Einsendeschluss für Beiträge fürs FOLLOW ist immer am 6. jedes durch 3 teilbaren Monats (6.03., 6.06., 6.09., 6.12.). Das gilt immer und ist doch eigentlich ganz einfach zu merken ?: 6 Ecken hat ein Spielfeld, drei Säulen hat FoLLoW.

TOP 6 Magira

Der Vorstand beschließt einstimmig die Finanzierung des Jahrbuches Magira 2010. Michael wird versuchen, dass das Magira 2010 zum Fest erscheint.

TOP 7 Mitgliederversammlung 2010

Der 1. Vorsitzende wird bei den Festveranstaltern 2010 wegen eines Raumes für die MV anfragen.
Der Vorstand wird satzungsgemäß zur MV einladen. Den Versand der Einladungen werden Pia und Thomas bis zum 17.07.2010 organisieren. Mit der Einladung, die vorab auch schon in diesem FOLLOW erscheinen wird, werden auch mögliche Satzungsänderungsanträge veröffentlicht.
Satzungsänderungsanträge müssen mindestens 6 Wochen vor der MV vorliegen. Zur Zeit liegen keine Satzungsänderungsanträge oder sonstige Anträge vor. Wir weisen nochmals darauf hin, dass nur sehr weitreichende Anträge vorab angekündigt werden müssen. Ihr habt also jederzeit auch spontan auf der MV die Möglichkeit Anträge zu stellen.
Auf der MV 2010 werden neu gewählt: der 2. Vorsitzende, der Kassenwart, der 3. Beisitzer. Alle drei Posteninhaber werden sich wieder zur Wahl stellen und im Falle ihrer Abwesenheit entsprechende Erklärungen vorbereiten.
Der Vorstand wird nicht vollzählig auf der MV sein können, um eine ordnungsgemäße Durchführung zu ermöglichen werden entsprechend Berichte des 1. Vorsitzenden und der Kasse vorbereitet vorliegen.
Die Kassenprüfung, die nicht auf dem Fest erfolgen muss, wird Pia organisieren.

TOP 8 Dies und das

• Der 1. Vorsitzende möchte die Geschäftsordnung entschlacken. Dazu wird Michael einen Vorschlag erarbeiten.
• Der "Bernd-Robker-Fond" steht wie erwähnt wieder zur Verfügung. Pia plant für diese zweckgebundene Rücklage ein eigenes Konto anzulegen.
Um die Verwendung dieses Geldes zu erleichtern, möchte der Vorstand die Voraussetzungen, unter erfüllt sein müssen, damit Geld abgerufen werden kann, veröffentlichen. Dazu wird Michael die Unterlagen der Vergangenheit suchen. Wer darüber Unterlagen/Informationen hat, könnte uns darüber bitte zukommen lassen.
Grundsätzlich dient der Fond der Vorfinanzierung von Projekten und soll nach der Abwicklung des Projektes wieder aufgefüllt werden.
Wer Geld für den Druck von Sonderbänden vorgeschossen haben möchte, legt bitte einen Kostenvoranschlag und eine Vorschlag, wie das Geld zurückkommen soll vor (Tipp: erfahrungsgemäß verkaufen sich nicht mehr als 50-80 Sonderbände pro Ausgabe).
• Der FC plant die Neuauflage des FC-Infoheftes. Dazu stellt er, bei einer geplanten Auflage von 100 Stück, 250 Euro zur Verfügung. Die Abwicklung übernehme ich.
• Vor 3 Jahren hatten wir das Angebot auf der Role-Play-Convention einen Stand kostenlos zu besetzen. Dieses Jahr ist die Veranstaltung am 17./18. April in Köln. Ich wäre bereit, wenn es weiter möglich ist, „günstig“ unterzukommen, dort Werbung für FOLLOW/den FC zu machen.
Eine entsprechende Anfrage starte ich.
Mitstreiter so far sind Uwe Gehrke, der sich dafür stark engagiert hat (Danke ?) und Pia. Ich werde zusehen, dass da noch ein paar Leute dazu kommen.
• Ich möchte die Website neu aufziehen auf der Basis eines CMS. Das ist ein Projekt für die Zukunft, da ich mich in diesem Bereich bisher noch gar nicht auskenne.
Vorschläge sind, die Seite noch klarer zweigleisig zu strukturieren: einmal als Infoseite für Interessierte, einmal als Service-Seite für Mitglieder.
Im Infobereich sollen Formulare (Mitgliedsantrag, Impressum lang und kurz) zum Herunterladen bereit gestellt werden und Kontaktmöglichkeiten zu den Vorstandsmitgliedern bestehen.
Schau'n wir mal.
• Der Vorstand wird mit Hilfe eines Google-Dokuments eine Aufgabenbeschreibung der Vorstandsposten erstellen. Darin sollen in Form einer Bestandsaufnahme alle Mitglieder des Vorstands ihre Tätigkeiten beschreiben – Ziel ist es, eine Liste der übergreifenden Tätigkeiten zu erhalten, die ausgeführt werden müssen, damit das FOLLOW erscheint und alle rechtlichen Notwendigkeiten erfüllt werden.

Den Termin für die nächste Vorstandssitzung werden wir per Doodle bestimmen, Terminvorschläge sind 3.06., 19.06. und 26.06.2010.

Köln, im Februar 2010
Kirsten Scholz

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